黑龙江科技大学审计档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强学校审计档案管理，提高审计档案质量，发挥审计档案作用，根据《中华人民共和国档案法》《内部审计具体准则-审计档案工作》和《黑龙江科技大学内部审计工作规定》等法律法规及有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案，是指审计处和审计人员在审计活动中直接形成的、具有保存价值的历史记录。

第三条 审计档案是学校档案的组成部分，纳入学校档案进行管理，接受上级业务主管部门和学校档案馆的指导和监督。

第二章 一般原则

第四条 审计人员应当按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷、定期归档。

第五条 审计人员应当坚持“谁主审、谁立卷”的原则，做到审结卷成。立卷时应当遵循按审计内容分类、按单元排列、按项目组卷原则，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。

第六条 审计档案质量的基本要求是：审计档案材料应当真实、完整、有效、规范，并做到遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第七条 审计处在条件允许的情况下，可以为审计项目建立电子审计档案。电子审计档案应当符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。

第三章 审计档案的范围与排列

第八条 审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件资料和与审计项目有关的其他审计档案材料。

第九条 审计处按以下审计业务案卷进行立卷：

（一）财务收支审计案卷；

（二）经济责任审计案卷；

（三）工程项目审计案卷；

（四）内部控制审计案卷；

（五）专项经费审计案卷；

（六）经济效益审计案卷；

（七）专项审计调查案卷；

（八）其他审计案卷。

第十条 审计档案案卷材料按以下结论类、证明类、立项类、备查类4个单元为序进行排列：

（一）结论类材料：审计结果送达回证、审计报告审签意见书、经济责任审计项目征求意见书、审计报告、审计调查报告、审计决定书、审计移送处理书等结论性报告，及相关的审计业务会议记录纪要、书面说明、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿等，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列。

（二）证明类材料：审计承诺书、审计调查承诺书、审计工作底稿汇总表、审计工作底稿、审计调查工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等，按与审计实施方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列。

（三）立项类材料：上级部门、学校党委、校领导的指令性文件或审计决定、审计项目计划、审计委托书、与审计事项有关的举报材料及领导批示、调查了解记录、审计实施方案、审计调查方案及相关材料、审计调查通知书、审计通知书等，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

（四）备查类材料：业务约定书、审计整改通知书、审计整改通知书送达回证、审计整改报告、审计管理建议书、审计整改落实情况督促检查通知书、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十一条 审计档案内每组材料之间的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要材料在前，次要材料在后；

（六）汇总性材料在前，原始性材料在后。

第四章 审计档案的编目、装订与归档

第十二条 纸质审计档案主要包括下列要素：

（一）案卷封面；

（二）卷内材料目录；

（三）卷内材料；

（四）案卷备考表。

第十三条 案卷封面应当采用硬卷皮封装；卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制；卷内材料应当逐页在正面右下脚注明顺序编号；案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明等。

第十四条 审计档案应按年度、案卷编号立卷。审计档案的立卷应按一个审计项目立一个卷或几个卷，不得将几个审计项目的文件资料合并立为一个卷。

结合项目审计开展的专项审计调查档案，可以不单独归档，资料归入相关审计项目档案。

第十五条 立卷人应当及时收集审计项目的文件资料，在审计项目终结后进行归类整理，按照要求进行编目、装订和编号，经审计处副处长检查后向学校档案馆办理归档手续。

第十六条 审计档案的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内，不得迟于次年4月底。

第五章 审计档案的保管与利用

第十七条 审计档案的保管期限自归档年度开始计算。根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素将审计档案分为永久、定期两种，定期分为30年、10年。  

（一）永久保管的档案，是指特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有突出代表意义的审计事项档案。包括经济责任审计档案等。

（二）保管30年的档案，是指重要审计事项、查考价值较大的档案。包括审计项目计划、工程项目预（结）算审计档案、财务收支审计档案等。  

（三）保管10年的档案，是指一般性审计事项的档案。除前两类外，其他审计档案保管10年。

第十八条 所有接触审计档案的人员应遵守国家保密法律法规和学校保密规章制度。

第十九条 审计档案的借阅，仅限定在审计处内部。审计处以外的单位或个人有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计处处长批准。

第二十条 审计处和档案馆应当定期开展保管期满的审计档案鉴定工作，对不具有保存价值的审计档案进行登记造册，报校长批准后，予以销毁。

第二十一条 损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，依据有关规定追究相关人员的责任。

第二十二条 工程项目的立项批复、组织设计、施工合同、变更、签证、竣工验收及结算书等资料，由工程项目管理部门负责移交归档。

第六章 附 则

第二十三条 本办法由审计处负责解释。

第二十四条 本办法自2023年12月15日起施行。